Het nut van een takenlijst

Druk, druk, druk. Wat hebben we toch veel ballen in de lucht te houden. En voor we het weten verzanden we in doelloze activiteiten. Om overzicht te houden is een takenlijst een mooi middel. En het is tevens een prima middel om prioriteiten te stellen en de juiste beslissingen te maken. Want niet alles wat je doet is even belangrijk.

Niet iedereen ziet evenveel in het maken van een lijstje. Want, zo zeggen ze: “Ik ben al zo druk”. Of: “zo'n lijstje raak ik toch maar kwijt”. Maar een takenlijst kun je op vele manieren maken. Gewoon op een vel papier in een schrijfblok, in Excel, of de takenmap van Outlook. Gebruik een lijst die je prettig vindt.

Ik ben ook wel mensen tegengekomen die de spullen, waar ze iets mee moeten doen, in het zicht leggen. Dan vergeten ze het niet. De monitor van de computer zit vol met geeltjes, de bureaus liggen volgestapeld, en in huis liggen er allerlei dingen op plekken waar ze niet thuis horen. Een voorbeeld is de boor die gerepareerd moet worden en, om het niet te vergeten, op de eettafel ligt in de huiskamer. Tussen allerlei andere spullen waar nog iets mee gedaan moet worden.

Het werken met een takenlijst heeft voordelen:

- Door dingen op te schrijven hoef je ze niet te onthouden. Dat geeft rust.
- Spullen kunnen gewoon op hun vaste plek opgeborgen worden.
- Taken die klaar zijn kun je afvinken of wegstrepen. Dat motiveert.
- Taken worden niet vergeten.
- Een takenlijst geeft het gevoel van controle. Minder stress dus.
- Het is gemakkelijker om 'nee' te zeggen. Je ziet wat je allemaal nog moet doen.
- Een takenlijst geeft houvast om je doelen te bereiken.

Een takenlijst maken:

- Verzamel alle acties op papier.Je vindt ze in de mailbox, op memo’s etc.
- Zet soortgelijke taken bij elkaar als het er veel zijn. Bellen, mailen etc.
- Bekijk de acties kritisch en bepaal hoe belangrijk ze zijn. Geef ze een cijfer.
- Moet je zelf alle taken doen, of kun je delegeren?
- Noteer ook wanneer de taak uiterlijk afgerond moet zijn.
- En hoeveel tijd heb je nodig voor deze taak?
- Maak dagelijks een nieuwe takenlijst.
- Let op: de prioriteit die een bepaalde taak moet krijgen kan in de loop der tijd wijzigen. Bijvoorbeeld als je dicht tegen een deadline aanzit.

Wanneer je met een takenlijst gaat werken , zul je zien dat je productiever wordt. Veel succes ermee!

Succes = niet meer dan een ding tegelijk doen

Er zijn mensen die beweren dat ze het kunnen: multitasken. Ze geven er hoog van op dat ze een computerspelletje kunnen doen, chatten en msn-en tegelijk. En ja hoor, mij lukt het ook wel. Stofzuigen, bellen of was opvouwen tijdens het eten koken. Of tijdens het bellen de vaatwasser leeg ruimen. Maar dan gaat het dus om de combinatie van taken die zo geautomatiseerd en ingesleten zijn, dat ik mijn aandacht er niet of nauwelijks bij nodig heb.

Zodra ik mijn aandacht nodig heb houd het echt op met multitasken. Mij lukt het tenminste niet om tijdens het bellen een mailtje door te lezen. Ik heb het wel eens geprobeerd hoor, maar ik moest helaas vragen of de beller nog even wilde herhalen wat hij zei. Best vervelend, dus dat doe ik maar niet weer.

Er is volgens mij niemand die zijn volle aandacht op twee dingen tegelijk kan richten. Doe dus altijd maar een ding tegelijk. En zorg dat je niet gestoord wordt tijdens belangrijke klussen. Zeker als het gaat om taken die je volle aandacht nodig hebben. Dan weet je dat je de klus succesvol af kunt ronden.

Bewust offline

De hele week ben ik bezig met allerlei zaken rondom mijn bedrijf. Natuurlijk, je bent geen ondernemer als je dat niet zou doen. Veel werk wordt op de computer verricht. Maar tot een jaar of vijf geleden wilde ik niets van een computer weten. Ja, de bankzaken regelde ik, maar verder kwam ik niet. Ik kreeg wel eens moppers dat ik mijn mail nooit beantwoordde. Dat kon ook niet, want ik las ze niet.

Toen ik in 2006 mijn bedrijf startte kon ik er niet meer onderuit. Alles wat ik nodig had heb ik mezelf aangeleerd. Tegenwoordig kan ik constateren dat ik als enige vrouw in huis de computerdeskundige ben als het gaat om de werking van verschillende programma's.

Soms ben ik de computer en alles wat erbij komt kijken even helemaal zat. Begrijp me goed, ik heb er geen hekel aan, maar ik vind dat de computer wel een heel grote plaats in mijn leven inneemt. Daarom ben ik iedere week een (zon)dag bewust offline. Ik richt me dan op andere zaken en soms doe ik gewoon lekker even niks.

Ik kan het iedereen aanraden iedere week de computer een dag bewust uit te laten. Op zo'n dag heb je de mogelijkheid om even helemaal tot rust te komen. Want je hebt er misschien geen erg in, maar de computer neemt een dusdanig grote plaats in, in je leven, dat je je leven er maar al te vaak door laat leiden. En de computer kan best een dagje zonder jou.

Ik zou zeggen: probeer het gewoon eens een paar keer uit. Kijk eens wat het met je doet als je een dag zonder computer leeft. Schieten je dingen te binnen die je nog moet regelen of heb je ideeën? Schrijf ze even op, dan loopt het niet weg.
Gun jezelf wekelijks een dag waarop je op kunt laden. En je zult vast ook merken dat je met nieuwe energie de andere zes dagen van de week veel productiever zult zijn.

Het beste moment om je belastingaangifte te doen

Niemand vindt het leuk om belastingaangifte te doen. Veel mensen schuiven het daarom maar voor zich uit. Kort voor de deadline moet het dan nog gebeuren en dat veroorzaakt vaak stress. Voor het zover is hikken mensen er tegenaan en achtervolgt de aangifte hen als een schaduw.

Je kunt er voor kiezen om dit soort klussen uit te besteden. Maar er blijft altijd het werk over van het uitzoeken van facturen en bonnen. Er zijn in ieder geval maar weinig boekhouders die het accepteren dat je bonnen in een schoenendoos aanlevert.

Als timemanagement-coach zeg ik altijd: werk met D.E.R.K. Doe Eerst Rot Klussen. Dan ben je er maar vanaf en dan kun je het uit je hoofd zetten. Maak iedere 1e week van het kwartaal tijd vrij in je agenda om de belastingaangifte te doen. Plan vast vooruit voor het hele jaar. Maak een afspraak met jezelf en gebruik deze tijd ook echt om je belastingzaken te regelen. Stel je eigen deadline om iedere 10e dag van het nieuwe kwartaal de aangifte te versturen.

Ik weet het. Het kost even wat discipline. Zelf moet ik me ook even ergens overheen zetten om de aangifte te gaan doen. Maar het is een heerlijk gevoel als het weer klaar is. Want dan kan ik het uit mijn hoofd zetten en weer leukere dingen doen.
Lees ook Boekhouden wordt zo niet leuker, wel gemakkelijker.

Opruimen geeft rust, ruimte en overzicht