Doe jij de dingen die echt belangrijk voor je zijn?

Wat is het doel van jouw leven? Wat wil jij bereiken? Wie zijn er belangrijk voor jou? Om goed met je tijd om te kunnen gaan is het belangrijk dat je doelen duidelijk zijn en dat je prioriteiten stelt. Is je doel niet helder, dan is de kans groot dat je altijd maar ontzettend druk bent met van alles en nog wat, zonder dat je op weg bent naar je uiteindelijke doel.

Er is onderscheid te maken tussen doelen op korte termijn en doelen op lange termijn. Beide vragen echter actie om te bereiken wat jij wilt. Een doel op korte termijn kan zijn dat je eens gezellig wilt bijkletsen met een schoolvriendin. Als je geen actie onderneemt om een afspraak te maken, zul je dat doel niet bereiken.

Een doel op lange termijn is bijvoorbeeld een reis om de wereld maken in een zeilboot. De actie van jouw kant is dan geld opzij leggen, om uiteindelijk de boot te kunnen aanschaffen en geld te hebben om van te kunnen leven.

Doe jij wat je moet doen om je uiteindelijke doel te bereiken? Graag wil ik je inzicht geven in je tijdsbesteding met behulp van TimemangementMatrix. (TMX) De TMX is verdeeld in vier kwadranten.

Kwadrant I:
In deze kwadrant staan voorbeelden van acties die dringend en belangrijk zijn. Deze acties vragen erom dat je ze direct afhandelt, omdat je anders in grote problemen komt. Ik noem het altijd brandjes blussen.

Kwadrant II:
Hierin staan voorbeelden van acties die wel belangrijk, maar niet dringend zijn. Deze acties doe je vooral om in de (nabije) toekomst niet in tijdnood te raken, of omdat je andere belangen hebt voor nu en de toekomst.

Kwadrant III:
Hier vind je voorbeelden van dingen die vooral belangrijk zijn voor anderen. Je geeft er aandacht aan, maar ze hebben geen nut voor jou, omdat jij jouw doelen daar niet mee bereikt. Voor jou zijn deze zaken dus niet dringend.

Kwadrant IV:
Hierin staan voorbeelden van niet dringende en onbelangrijke zaken. Door deze dingen te doen zul je je doelen zeker niet bereiken.

Opdracht (optioneel):
Neem om inzicht te krijgen in jouw tijdsbesteding eens een (werk)dag in gedachten. Wat heb je die dag gedaan? In welke kwadrant kun je deze activiteit plaatsen? Verdeel een vel papier in kwadranten en schrijf de acties in het juiste kwadrant. Geef daarna aan hoeveel procent van je tijd je besteedt hebt aan de acties in de verschillende kwadranten. Staan je activiteiten voornamelijk in kwadrant II dan heb je het goed voor elkaar. Wanneer je activiteiten voornamelijk in de andere kwadranten staan, dan is er waarschijnlijk nog veel te verbeteren.

Als je je dagen zo invult dat je je activiteiten voornamelijk in kwadrant II kunt plaatsen, dan hoef je niet achter de feiten aan te hollen, maar zul je structureel naar je doel toewerken. En mocht er door overmacht dan toch een actie zijn die dringend en belangrijk is (kwadrant I ), dan kun je daar rustig de tijd voor nemen. Je hoeft dan achteraf ook niet tegen grote achterstanden aan te lopen, omdat je je werk onder controle hebt.

Wie voornamelijk bezig is om brandjes te blussen (kwadrant I ) is al gauw geneigd om weg te zakken naar activiteiten in kwadrant IV. Andersom geldt natuurlijk ook. Als je acties zich voornamelijk in kwadrant IV bevinden, zul je iedere keer weer tegen acties aanlopen uit kwadrant I. Dit kun je voorkomen door je acties te verplaatsen naar kwadrant II.

Acties in kwadrant III zijn niet altijd te voorkomen. Je kunt ze beperken door je eigen doelen helder te hebben en vooral ook NEE te leren zeggen. Wees assertief als de buurvrouw een praatje wil maken op het moment dat jij nog zoveel andere dingen zou willen doen.

Is dit nog niet helemaal duidelijk of heb je hulp nodig om tijd vrij te maken voor de dingen en mensen die werkelijk belangrijk voor je zijn? Neem gerust eens contact op. Ik help je graag.

© Start2Organize

Je energie managen

We krijgen ergens energie van, of iets kost ons energie. Welke dingen staan er bijvoorbeeld op jouw agenda die je energie geven of die je juist energie kosten? Denk hier eens over na. Aangeleerd gedrag kan ook energie vreten. Hieronder volgen enkele voorbeelden van energievreters met daaronder de oplossing.

Uitstelgedrag: Als je opziet tegen een klus ga je al snel uitstelgedrag vertonen. Je gaat eerst allerlei andere klusjes doen die minder lastig zijn, of die sneller klaar zijn. Zo komt de grote of lastige klus in het gedrang. Tijdnood is het gevolg. Hierdoor raak je gestrest en daardoor zal de klus uiteindelijk veel meer energie kosten dan noodzakelijk is.
Voorkom uitstelgedrag!

Onduidelijke prioriteiten: De ene klus is belangrijker dan de andere. Als je steeds tot het laatste moment wacht om zaken te regelen zul je je uiteindelijk in het zweet moeten werken om op tijd klaar te zijn. Prioriteiten stellen heeft alles te maken met doelen stellen en realistisch plannen.
Plan en organiseer!

Onrealistische planning: Veel mensen plannen te optimistisch of ‘vergeten’ bepaalde activiteiten in te calculeren. ‘Even’ de administratie doen werkt meestal niet. De klus vervolgens even afraffelen veroorzaakt later mogelijk problemen omdat de administratie een chaos is.
Denk van tevoren na over de tijd die een bepaalde klus daadwerkelijk gaat kosten!

Ongeorganiseerde werkplek: Stapels papier, een uitpuilende mailbox, dingen die je nodig hebt niet bij de hand hebben… het zijn allemaal energievreters. Een goed georganiseerde werkplek geeft rust in je hoofd en levert tijdwinst op.
Organiseer je werkplek!