Toen ik -ergens in de vorige eeuw- de boekhouding overnam van ons agrarische bedrijf, was het een enorme puinhoop. Ik heb dus de hele boekhouding opnieuw opgezet en vond iedere keer nieuwe manieren om het mezelf zo gemakkelijk mogelijk te maken.
Sommige mensen besteden veel tijd aan het op orde maken van de boekhouding. Ze hebben de bonnen onnodig vaak in handen voor ze een vaste plek krijgen. Om het allemaal wat gemakkelijker te maken wil ik mijn systeem met jullie delen. Het wordt er niet leuker van, maar alle tijdwinst is meegenomen. Op het schema hierboven staat de werkwijze nog eens beeldend uitgelegd.
Zet naast je computer brievenbakken. Parkeer daarin alle facturen en bonnen. Gebruik 3 L-mappen waarin je de bonnen en facturen verzamelt die in de betreffende maand worden afgeschreven. Schrijf de maand op een memo en plak die op de L-map. Zo kun je ze steeds opnieuw gebruiken. Verzamel de contant- en pinbonnen in chronologische volgorde in enveloppen. Zet op de enveloppen 'pin' en 'contant' zodat je je niet kunt vergissen. Bewaar de enveloppen bij de facturen in de L-map van de betreffende maand. (Zelf noteer ik contante betalingen overigens gelijk in het kasboek en de bon doe ik direct in de map).
Wanneer je vooruit een boeking op internetbankieren plaatst, zet je even de datum van afschrijving op de factuur. Zo kan je het bedrag later sneller terugvinden op het bankafschrift. De factuur doe je in de L-map van de maand van afschrijving.
Als de maand voorbij is print je de afschriften. Leg ze op volgorde op de tafel en zoek daarna bon voor bon uit op welk afschrift de afschrijving staat. Verzamel de bonnen even boven het afschrift. Begin daarna bij het laatste afschrift (A) om de bonnen, vanaf de laatste tot de eerste afschrijving op het afschrift, in de map te doen, in de richting van de pijl op het schema. Werk zo alle afschriften af van A tot E. Dit is uiteraard afhankelijk van het aantal pagina's waaruit je maandelijkse afschriften bestaan.
Wij hebben allemaal geleerd om de nieuwste afschriften bovenop de eerdere afschriften te bewaren. Ik werk dus in omgekeerde volgorde, zodat ik later alle facturen en bonnen in chronologische volgorde heb liggen. Toen ik namelijk een jaar of zes geleden zelf de grootboekrekeningen in ging boeken, ging er in het begin veel mis. Ik verloor veel tijd met het vinden van de fouten doordat de afschriften en facturen niet logisch in de map zaten. Vanaf dat moment doe ik altijd de afschriften en facturen van de nieuwe maand achter de vorige. Iets wat me overigens meerdere complimenten heeft opgeleverd. Iedere derde die met onze boekhouding te maken krijgt is erg blij met de inrichting ervan. De volgorde is logisch. Als we een boek lezen bladeren we ook niet steeds terug om aan nieuw hoofdstuk te beginnen. Ik gebruik overigens voor elk bedrijf slechts één map. Bank-, kas- en spaargegevens worden met een tabblad van elkaar gescheiden. Alle privé-gegevens gaan bij de map in van de hoofkostwinner.
De methode zoals hierboven beschreven bevalt dus goed. Het scheelt mij en anderen - dit is bevestigd door accountants - veel tijd (dus kosten!) als de aangifte moet worden gedaan of als we informatie terug moeten zoeken. Wil je ook dit systeem gaan gebruiken, maar kom je er niet helemaal uit, neem dan even contact met me op. Enne.. zodra ik een nog handigere en snellere manier vind om mijn boekhouding op orde te krijgen, laat ik het je weten:-)
© Start2Organize
