Omgaan met informatie

De bovenstaande afbeelding geeft weer hoe veel mensen met hun papieren omgaan. Hoe meer informatie er binnenkomt, hoe lastiger het wordt er mee om te gaan. Dat komt omdat onze hersens slechts op enkele dingen tegelijk kunnen focussen. Net als een computer. Als die overbelast raakt wordt die traag. Wanneer de capaciteit van de mailbox overschreden wordt is er geen uitgaande mail meer mogelijk. Als mensen overbelast raken stellen ze beslissingen uit en leggen de papieren op een stapel om er “later” mee verder te gaan.

Hoe komt dat dan?

Als er in korte tijd meer informatie binnenkomt dan we kunnen verwerken hoopt het zich op. Er ontstaan stapels met werk die onafgemaakt zijn. Niet iedereen heeft een “besluiten-systeem” in zich om goed met de informatiestroom om te kunnen gaan.

Als ik met klanten werk leer ik ze beslissingen te nemen. Veel van de informatie die binnenkomt kan direct worden weggedaan. Maar omdat veel mensen twijfelen bewaren ze liever. Je weet immers nooit waar het goed voor is.

De waarheid is echter dat er naar de meeste informatie nooit meer omgekeken wordt. En zo spreidt 'rommel' zich alles een olievlek uit. Maak daarom een beslissing over alles wat er op je bureau of in je inbox terechtkomt en stel jezelf hierbij de volgende vragen:

- Wat is de meerwaarde van bewaren
- Heb ik het nog nodig
- Kan ik de informatie ook gemakkelijk ergens anders terugvinden

Beslis op basis van de antwoorden of je iets bewaren wilt of weg doet. Bewaar de informatie die je nog nodig hebt in mappen. Geef de mappen een logische naam en houd je bewaarsysteem simpel en toegankelijk.

Heb je hulp nodig? Neem contact met me op. Ik help je graag.

Gebruik je ladenblok

Helaas is de tweede foto door de lichtval niet zo duidelijk. Wat je niet kunt zien is het ladenblok rechts onder het bureau. De meeste kantoorwerkers hebben wel een ladenblok. Het onderste gedeelte is meestal bestemd voor hangmappen. Vaak wordt het ladenblok gebruikt om stapels in te bewaren. Niet zo overzichtelijk.
TIP: Gebruik hangmappen in het ladenblok om je papieren in te bewaren. Je kunt zo sneller je papieren terugvinden dan in stapels op je bureau. En wanneer je papieren netjes opgeborgen zijn wordt je ook niet afgeleidt door alle werk dat nog op je bureau ligt.

Weer op orde

Marrie is leerkracht op een basisschool. Ze staat een paar dagen voor de klas, is vertrouwenspersoon van de leerlingen en wat al niet meer. Haar toch al niet te grote werkkamer was in de loop der tijd dichtgeslibt. Collega's maakten er dankbaar gebruik van. Alles wat zij even niet kwijt konden werd bij Marrie in de werkkamer gezet. Een typisch voorbeeld van hoe het over het algemeen gaat. Op een stapel leg je nu eenmaal snel wat bij.

Hoe vaak Marrie ook een poging deed om wat orde in de chaos te scheppen, het lukte haar niet. Teveel afleiding, geen tijd, geen zin. De directeur vond het tijd worden dat er wat aan gebeurde. Mede met het oog op de komende verhuizing. Het oude schoolgebouw zou afgebroken worden en men moest verhuizen naar een noodgebouw. Het heeft wel wat moeite gekost om Marrie uiteindelijk te overtuigen dat dit zo niet langer kon. Zoals veel mensen had ook Marrie er moeite mee om hulp te vragen voor iets waarvan zij vond dat ze het zelf moest kunnen.

Wat zag Marrie er tegenop. We zijn samen gewoon begonnen. Marrie zocht de papieren uit en nam de beslissingen. Ik zorgde ervoor dat de spullen op de juiste plek terecht kwamen en stelde af en toe een vraag om Marrie te helpen beslissen. Ik gaf advies om haar te helpen gewoontes te veranderen en te voorkomen dat ze weer in chaos zou verzanden. Na een dag zag de werkkamer er al heel anders uit. Klaar voor de verhuizing.