Dat is schrikken!

We hebben net onze zaken afgerond en zitten nog even na te babbelen. Anne geeft aan dat ze best wel chaotisch is. "Je wilt niet weten hoe mijn zolder er uitziet", zegt ze. "Als ik mijn spullen niet meer kan bergen, trek ik de deur naar de zolder los en gooi het met een zwaai van me af". De chaos ligt inmiddels al halfweg de trap. "Je wilt niet weten wat er allemaal ligt".

Ik zeg dat ik wel wat gewend ben en vertel haar dat ik al vaker een zolder heb opgeruimd, waar de chaos meters hoog lag op gestapeld en er nauwelijks ruimte was om mijn voeten neer te zetten. "Mijn zolder is erger", antwoordt ze.

In de loop van het gesprek vertelt Anne dat ze dol is op kleding en winkelen. Maar die zolder... "Ik ben hartstikke druk. Ik werk 32 uur. Met mijn man heb ik het er al over gehad iemand aan te nemen die oppast en direct wat huishoudelijke klussen voor me doet. Ik kom gewoon niet aan die zolder toe. Ik zou niet weten wanneer of ik die aan moet pakken".

We praten er nog even over door. "Ik weet echt niet wanneer ik wat aan die zolder moet gaan doen, ik heb geen tijd over", zegt Anne. "Maar je hebt wel tijd voor winkelen", zeg ik. Anne slaat haar hand voor de mond. "Oh, oohhh... Je hebt helemaal gelijk. Wat erg. In plaats van te gaan winkelen moet ik gewoon eens mijn zolder aanpakken". "Inderdaad", zeg ik. "En weet je wat nog een voordeel is? Het geld wat je uit zou geven aan de kleding, houd je zo in je zak. En het kost je geen extra bergruimte".

Clean desk is meer dan opgeruimd bureau

Soms kom ik bij bedrijven waar een Clean Desk Policy (CDP) word gevoerd. En dan zie ik al die stapels met papieren en dan vraag ik wat bij hen het CDP inhoudt. En dan blijkt dat niet meer in te houden dan dat vertrouwelijke informatie achter gesloten deuren bewaard moet worden.

Een heel goed streven, uiteraard. Maar een CDP is meer dan alleen een opgeruimd bureau. Iemand die aan het eind van de werkdag alle stapels oppakt en in de kast legt, heeft ook een opgeruimd bureau. Alleen is deze persoon al gauw het overzicht kwijt. Bij een goed gevoerd CDP is de werkplek opgeruimd en goed georganiseerd. Daar hoort dus ook overzicht in de laden en kasten bij.

Bewust offline

De hele week ben ik bezig met allerlei zaken rondom mijn bedrijf. Natuurlijk, je bent geen ondernemer als je dat niet zou doen. Veel werk wordt op de computer verricht. Tot voor een jaar of vier geleden wilde ik niets van een computer weten. Ja, de bankzaken regelde ik, maar verder kwam ik niet. Ik kreeg wel eens moppers dat ik mijn mail nooit beantwoordde. Dat kon ook niet, want ik las ze niet.

Toen ik in 2006 mijn bedrijf startte kon ik er niet meer onderuit. Alles wat ik nodig had heb ik mezelf aangeleerd. Tegenwoordig kan ik constateren dat ik als enige vrouw in huis de computerdeskundige ben als het gaat om de werking van verschillende programma's.

Soms ben ik de computer en alles wat erbij komt kijken even helemaal zat. Begrijp me goed, ik heb er geen hekel aan, maar ik vind dat de computer wel een heel grote plaats in mijn leven inneemt. Daarom ben ik iedere week een (zon)dag bewust offline. Ik richt me dan op andere zaken en soms doe ik gewoon lekker even niks.

Ik kan het iedereen aanraden iedere week de computer een dag bewust uit te laten. Op zo'n dag heb je de mogelijkheid om even helemaal tot rust te komen. Want je hebt er misschien geen erg in, maar de computer neemt een dusdanig grote plaats in, in je leven, dat je je leven er maar al te vaak door laat leiden. En de computer kan best een dagje zonder je.

Ik zou zeggen: probeer het gewoon eens een paar keer uit. Kijk eens wat het me je doet als je een dag zonder computer leeft. Schieten je dingen te binnen die je nog moet regelen of heb je ideeën? Schrijf ze even op, dan loopt het niet weg.

Gun jezelf wekelijks een dag waarop je op kunt laden. Het werk komt toch nooit af, want er is altijd wel weer wat anders. En je zult vast ook merken dat je met nieuwe energie de andere zes dagen van de week veel productiever zult zijn.

Chaos in de mailbox

Het is tegenwoordig meer regel dan uitzondering dat men druk, druk, druk is. Velen hebben het gevoel geleefd te worden door de telefoon en de mailbox. Mailboxen weigeren dienst omdat de maximale capaciteit bereikt is en computers kreunen onder de massa van bestanden die dagelijks aangevuld worden. Werknemers verliezen veel tijd omdat ze niet direct kunnen vinden wat ze zoeken.

Digitale chaos is onzichtbaar voor anderen. Ook voor bezoek dat je ontvangt op je werkplek blijft dit probleem geheim. Reden om het orde op zaken stellen in de computer steeds uit te stellen. Helaas, zou ik bijna zeggen. Ook digitale chaos veroorzaakt veel tijdverlies.

Al die mailtjes die binnen blijven stromen maken dat de mailbox op den duur overbelast raakt waardoor het versturen van mail onmogelijk wordt. Ik heb van alles langs zien komen in mailboxen. Van cc-tjes van mail waardoor de ontvanger op de hoogte blijft van wat anderen bespreken, tot mails over het gebak in de koffiecorner en mails met doldwaze filmpjes die de ontvanger toch echt moest bekijken.
Tja, zulke mailtjes zijn leuk, maar nu even niet. Gelukkig lopen ze niet weg, dus dat kijken doen we later wel een keer. Vaak worden juist zulke mails op den duur toch ongezien weggegooid. “Als we enkele grote bestanden uit de mailbox verwijderen kunnen we in ieder geval weer mail verzenden”.

En dan die irritante geluidjes die melden dat er een nieuwe e-mail binnenkomt. Soms zo hard, dat de hele afdeling er van kan meegenieten. En de werknemer? Die is weer afgeleidt. De nieuwsgierigheid wint het.

Tip: de 2-minuten-regel
Lees op vaste tijdstippen je mail en werk ze af. Heb je minder tijd, zet de mails voor actie dan even in aparte map. Doe zaken die je binnen 2 minuten af kunt handelen, direct. Dit kost net zoveel tijd als het wegzetten en er een notitie van maken. Als je het direct doet, ben je er van af. Zet icoontjes of geluidjes die melden dat je mail ontvangt, uit. Het leidt je alleen maar af van je echte werk

Tip aangifte omzetbelasting

Uitstelgedrag. We hebben er allemaal last van. Vooral als het gaat om de kwartaalaangifte. We zien er tegen op omdat het nu eenmaal tot de minder leuke klussen behoort. Hoe krijg je zulke leuke klussen toch gedaan en kost het je de minste energie?

Plan iedere eerste week van het nieuwe kwartaal een dag in waarop je de klus gaat klaren. Zet deze dagen vast in je agenda voor het hele jaar. Houd je aan die dag en ga het dan ook echt doen. Blijf niet uitstellen, het kost je alleen maar energie. Je blijft er in je achterhoofd mee bezig en je komt er toch niet onderuit. Werk dus met D.E.R.K. Doe Eerst Rot Klussen. Dan ben je er maar vanaf en kun je je weer richten op de zaken die je wel leuk vindt.

Zelf werk ik nu een jaar met dit systeem. Ik moet mezelf wel een schop onder de kont geven om het daadwerkelijk te gaan doen, maar de voldoening is groot als het weer klaar is.

Twitter bespaart tijd

Vanmorgen was ik op zoek op internet naar een geschikt sjabloon voor een ondernemersplan. Deze heb ik nodig voor een nieuw product.

Het was nog niet gemakkelijk om er een te vinden. Als je al een gratis sjabloon wil hebben moet je heel veel registreren, met het risico bekogeld te worden met reclames. Daar had ik even geen zin in. En om er nu voor te gaan betalen...

Uiteindelijk heb ik besloten om mijn vraag op twitter te lanceren. Een lieve volger heeft mij vol vertrouwen het eigen ondernemersplan opgestuurd. Ik ben er even voor gaan zitten en ben al voor een groot deel klaar. Ik kon de gegevens zo invullen.

Conclusie: Heb je wat nodig, lanceer je vraag eerst even op twitter. De kans bestaat dat je snel en goedkoop klaar bent.

Altijd tijd voor een wijntje

Een leraar stond voor zijn groep. Er stonden allerlei dingen voor hem op zijn bureau. Toen de les begon, pakte hij zonder woorden een grote, lege mayonaisepot en deed hem vol met golfballetjes. En toen de pot tot de rand gevuld was, vroeg hij de leerlingen of de pot vol was. Ze zeiden: "Ja".

Toen pakte de leraar een doos met kleine kiezelsteentjes en goot die ook in de pot. Hij schudde de pot een beetje, en de kiezelsteentjes rolden in de open plekjes tussen de golfballetjes. Toen vroeg hij zijn leerlingen opnieuw of de pot dan nu vol was. Ze beaamden het.

Nu pakte de leraar een doos met zand en goot hem uit in de pot. En natuurlijk, het zand vulde alles verder op. En weer vroeg hij of de pot nu vol was. En weer zeiden ze: "Ja, nu is de pot echt vol".

Daarop nam de leraar twee glazen wijn van de tafel en goot ze leeg in de pot. De wijn vulde de ruimten tussen de zandkorrels. De leerlingen lachten. Toen het weer rustig was, zei de leraar:

"Deze pot staat voor je leven. De golfballetjes zijn de belangrijkste dingen in je leven: je familie, je kinderen, gezondheid en vrienden. Het zijn de dingen die zo belangrijk voor je zijn, dat wanneer al het andere in je leven er niet meer zou zijn, maar dit nog wel, je leven nog steeds meer dan genoeg de moeite waard zou zijn.

De kiezelsteentjes zijn de andere dingen die ertoe doen, zoals je werk, huis, auto en hobby's. En het zand is al het andere, de kleinere dingen".

Let ook op de volgorde, want wanneer je het zand eerst in de pot doet, is er geen ruimte meer voor kiezelsteentjes of golfballetjes. Dit geldt net zo voor je leven. Wanneer je heel de dag al je tijd energie geeft aan de kleine dingen, zul je nooit ruimte of tijd hebben voor dingen die wezenlijk belangrijk zijn voor je geluk in je leven.

Speel met je kinderen, neem tijd om naar de dokter te gaan wanneer je je niet goed voelt, neem je partner mee uit eten, neem tijd voor ontspanning, zoek naar oplossingen met humor, wees steeds bereid te Ieren, vergeef jezelf en anderen, er zal altijd nog wel tijd zijn om je huis te poetsen of om boodschappen te doen… Zorg eerst voor de golfballetjes - de dingen die er echt toe doen - en stel je prioriteiten; de rest is zand.

Toen de leraar uitgesproken was, bleef het een poosje stil. Tot een van de leerlingen haar hand opstak en vroeg waar de wijn voor stond. De leraar glimlachte: "Ik ben blij dat je dit vraagt. Het laat je zien: hoe vol je leven ook lijkt te zitten, er is altijd ruimte voor een glaasje wijn"...

Bron : onbekend.

Clean Desk Policy

Ik kom wel eens bij bedrijven waar een Clean Desk Policy (CDP) wordt gevoerd. En dan zie ik al die stapels met papieren en dan vraag ik maar weer eens wat bij hen het CDP inhoudt. En dan blijkt dat niet meer in te houden dan dat vertrouwelijke informatie achter gesloten deuren bewaard moet worden.

Een heel goed streven, uiteraard. Er is echter meer. Een CDP is ook meer dan alleen een opgeruimd bureau. Iemand die aan het eind van de werkdag alle stapels oppakt en in de kast legt, heeft ook een opgeruimd bureau. Alleen is deze persoon al gauw het overzicht kwijt. Bij een goed gevoerd CDP is de werkplek opgeruimd en goed georganiseerd. Daar hoort dus ook overzicht in de laden en kasten bij. De voordelen van CDP:

- Je kunt je volledig concentreren op je werk als alleen dat op je bureau ligt wat je nodig hebt om je werk te doen. Stress wordt meestal niet veroorzaakt door dat waar je mee bezig bent, maar door datgene waar je niet aan toegekomen bent. Een opgeruimd bureau bespaart je de prikkels die je krijgt van alle stapels en briefjes die meestal als reminders gebruikt worden. Bovendien leg je op een stapel al snel iets bij waardoor je het overzicht verliest.


- Een clean desk werkt efficiënter omdat je geen onnodige tijd verliest met zoeken. Voorwaarde is dan wel dat alles op de juiste plek opgeborgen is en dat er geen overbodige spullen op je bureau liggen.


- Het werk is overdraagbaar en vertrouwelijke informatie is niet toegankelijk voor anderen. Ook niet als anderen een keer gebruik maken van jouw werkplek.


- Een opgeruimd bureau geeft een opgeruimd hoofd. Alle losse briefjes en spullen leiden af en beletten je om je te kunnen concentreren.


- Een CDP geeft een professionele uitstraling.

Efficiënt werken bespaart tijd. Tijd die gebruikt kan worden om nieuwe ideeën te ontwikkelen en uit te voeren. Clean Desk Policy voor rust, ruimte, overzicht, tijdwinst, geldbesparing, ontspanning, veiligheid, plezier en gemak